「AIがあれば、仕事の悩みなんて全部解決！」
…そんな風潮はヒシヒシと感じますよね。コロナの時に判子や契約書、会議のデジタル化が進みました。これは本当に良かったと思います。
一方で、現実の業務のなかにはいった紙って本当に無くならないですよね？
こんにちは！「AIで勘違いして何でも作ってみる部」です。「AIで何でもできるはず！」という（ちょっぴり前のめりな）勘違いを胸に、日々の業務課題に体当たり＆試行錯誤する様子をお届けしています。
さて、AI活用やDX（デジタルトランスフォーメーション）が叫ばれて久しいですが、ふと周りを見渡すと… 驚くほど「紙」と「FAX」が現役じゃありませんか？そんことないよ？という方もいるかもしれません。
実際、ShopifyのCEOは採用するには「AIで出来ないことを証明」しないといけない、としたそうです。
https://www.nikkei.com/nkd/company/us/SHOP/news/?DisplayType=1&ng=DGXZQOGN08DYD008042025000000
驚きの現実！今も「紙とFAX」が主役のワケ
行政の申請書、学校のお便り、会社の報告書、飲食店の注文票…。私たちの社会は、まだまだ紙で回っている部分がたくさんあります。大手の電力会社、不動産会社、建築業界等など紙とFAXが現役な業界は例外ではありません。
「え、今どきFAX？」
「なんで全部デジタルにしないの？」
そう思う気持ち、すごくよく分かります。そして、現場で毎日それを使っている人たちこそ、一番強くそう感じているはずなんです。
それでも紙がなくならないのは、「誰でも」「すぐに」「特別な訓練なしに」使えるという、圧倒的な分かりやすさと安心感があるからだと思います。特に、今の社会、特に仕事の現場で現役で働いている方々はや更に上の年代の方々は、紙は慣れ親しんだ「共通言語」なんですね。
パートさんやアルバイトさん、新しく入った人も含め、みんなが迷わず使える。このシンプルさが、紙が生き残り続ける大きな理由なんじゃないかなと思っています。
キャンプ場の業務効率化で実感！紙管理のリアルな課題
私たち「AIで勘違いして何でも作ってみる部」は今、とあるキャンプ場の業務効率化をお手伝いしています。そこで目の当たりにしたのが、手書きの紙で行われるレンタル品（テント、タープなど）の在庫管理。
- 在庫確認が大変！ … 数日後、1週間後の予約状況を知るには、何枚もの紙をめくって目視で確認が必要
- 情報がバラバラ！ … キャンペーン情報などのメモ書きが担当者ごとに異なり、最新状況の把握が難しい。
- 集計・分析が困難！ … どの備品がよく使われているか、データとして活用しにくい。
まさに「紙あるある」なですよね。紙は便利！だけど、時代の移り変わりのなかでもっと便利にもできるようになりました。
デジタル化がもたらす「3つの良いこと」
もし、この紙管理をデジタル化できたら？ 私たちは3つの大きなメリットがあると考えました。
- 目の前の作業の簡略化： 在庫確認などが一瞬で完了します。「探す・めくる」手間からの解放され、作業負担がグッと減ります。
- ミスの防止と品質の安定：誰がやっても同じように管理でき、情報のばらつきやサービス品質の低下を防ぎます。
- 「眠れるデータ」の活用：「いつ、何が、どれくらい使われたか」が見える化され、需要予測やコスト削減など、データに基づいた改善が可能になります。
【実験】AIは手書きの紙を救えるか？ Google AI Studioの実力と限界
「じゃあ、AIで手書きの紙を読み取っちゃえば解決じゃん！」
そう考え、GoogleのAI Studioで実験してみました。結果は…
「お、意外と読める！（精度70点くらい）」
手書きのメモもある程度認識してくれて、AIの進化に驚きました。
でも、「じゃあ明日からこれで！」とは、なかなかいかないのが現実。
- 書き出し精度の壁：たしかに期待値に対しては凄い。だけど70点。それでは、結局人の手による確認・修正が必要。読み取りやすいフォーマットへの変更も検討しなければなりません。
- 心の壁：新しいツールへの抵抗感や、使い方を覚える負担は無視できません。
- 情報の壁：レンタル管理表には個人情報も。AIに学習させるわけにはいかず、マスキングなどの対策が必須です。
AIは万能ツールではなく、あくまで「道具」。使う側の工夫と準備が不可欠だと痛感しました。
「わかっちゃいるけど…」デジタル化を阻むリアルな壁
結局のところ、デジタル化が進まない理由は、ツールの性能だけでなく、
- 導入・運用の手間とコスト
- 変化への抵抗感や不安
- 個人情報などのセキュリティ懸念
といった、非常に人間的で現実的な壁があるからなんですね。
焦らず、小さく！現場に優しいDXの進め方
では、どうすればこの壁を乗り越えられるのか？ 私たちがたどり着いたのは、「現場に寄り添い、小さく始める」というアプローチです。
- スモールスタートで成功体験を: まずは一部の業務から試してみて「楽になった！」という実感を得てもらう。
- メリットを「見える化」する: 「時間がこれだけ短縮できます」「売上がこれだけ上がるかも」と具体的に伝える。
- 導入のハードルを下げる: 分かりやすい手順、簡単な操作、安心できるセキュリティ対策をセットで用意する。
- 一緒に悩み、改善する: 一方的に押し付けるのではなく、現場の声を聞きながら、試行錯誤を繰り返す。
いきなり100点を目指すのではなく、現場の負担を最小限にしながら、一歩ずつ進めていくことが大切だと考えています。時には、紙とデジタルをうまく併用するのも有効な手段でしょう。
まとめ：紙もAIも。未来へのバトンをつなぐために
AIがどんなに進化しても、紙の持つ「誰でも使える」という価値がすぐになくなるわけではありません。だからこそ、デジタル化は「紙かデジタルか」の二者択一ではなく、それぞれの良さを活かした最適なバランスを見つける旅なのかもしれません。
そして、これから社会の中心となるデジタルネイティブ世代へスムーズにバトンを渡せるよう、私たち自身も変化を恐れず、学び続ける姿勢が大切ですね。
「うちの会社も紙が多くて…」「この業務、どうにかしたいんだけど…」
もし、そんなお悩みがあれば、ぜひお気軽に私たち「勘違い部」にお声がけください！ 一緒に悩んで、試行錯誤する仲間がいるかもしれません。
このブログやSNSでは、私たちの試行錯誤の記録（失敗談多め！）を随時発信していきますので、ぜひまた覗きに来てくださいね。
最後までお読みいただき、ありがとうございました！
